De veiligste plek
voor zakelijke documenten.
Zakelijk een kluis huren.
Van zakelijke documenten tot notariële aktes en van waardevolle munten tot belangrijke papieren: verschillende bedrijven vertrouwen op De Nederlandse Kluis voor de veilige opslag van hun belangrijke documenten en kostbaarheden. Bij De Nederlandse Kluis hebben we dag en nacht de focus op de hoogste veiligheidsnormen en persoonlijke service, waardoor we de veiligheid van uw kostbaarheden kunnen waarborgen. Dit wordt bevestigd door onze ruim 150.000 tevreden klanten, die ons beoordelen met een 9,2.
Zakelijk huren.
Om een zakelijk contract af te sluiten hebben wij enkele gegevens van u nodig. Om uw afspraak in de vestiging zo zorgvuldig en soepel mogelijk te laten verlopen vragen wij u op voorhand de benodigde documenten te mailen naar zakelijk@denederlandsekluis.nl:
- Een uittreksel KvK: gewaarmerkt en niet ouder dan drie maanden. Op dit uittreksel is het van belang dat uw naam vermeld staat als bestuurder. Indien er andere organisaties vermeld staan hebben wij ook van deze een uittreksel KvK nodig, totdat de natuurlijke persoon vermeld staat.
- De Uiteindelijk belanghebbende(n) verklaring ontvangen wij graag ingevuld en ondertekend retour. Op dit formulier geeft u aan wie de uiteindelijk belanghebbende (UBO) is/zijn in uw bedrijf, wat de bedrijfsactiviteiten zijn en hoe u de kluis ter ondersteuning van deze activiteiten gaat gebruiken.
Zodra wij deze documenten ontvangen hebben zullen wij u benaderen om een afspraak in te plannen op onze vestiging. Denkt u eraan het volgende mee te nemen naar uw afspraak:
- Een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID kaart)
- Uw zakelijke bankpas
- BTW nummer
Uiteindelijke belanghebbende (UBO).
Met een UBO verklaring geeft u ons inzicht in de personen die 25% of meer belang hebben in uw bedrijf. Dit belang kan zich voordoen in de vorm van aandelen of in de vorm van stemrechten om het bestuur of het toezichthoudend orgaan te ontslaan of benoemen. Afhankelijk van uw organisatievorm kunnen dit verschillende personen zijn.
Wat vult u in als uw organisatie.
Eenmanszaak of ZZP-er
U bent zelf 100% belanghebbende. Het invullen van het UBO-formulier is niet noodzakelijk.
Maatschap, VOF of CV
Vul de persoonsgegevens van alle personen met een belang van 25% of meer in op de verklaring. Laat de verklaring ondertekenen door minimaal één van de maten/beherende vennoten en stuur de verklaring aan ons terug.
BV, NV of coöperatie is
Vul de persoonsgegevens van alle personen met een belang van 25% of meer in op de verklaring. Onderteken de verklaring en stuur deze aan ons terug. De handtekening van één uiteindelijk belanghebbende is voldoende.
Vereniging of stichting
Heeft uw vereniging of stichting geen uiteindelijk belanghebbende(n) met een belang van 25% of meer, maar alleen bestuurders? Dan kunt u deze bestuurders, bij voorkeur de voorzitter en de penningmeester, opgeven als de uiteindelijk belanghebbenden. De handtekening van één van de bestuurders is voldoende.
Een overheidsinstelling of gereguleerde financiële instelling is? U hoeft de uiteindelijk belanghebbende(n) niet op te geven. De organisatie staat onder toezicht van de overheid of Nederlandse toezichthouders. Onderteken de verklaring en stuur deze aan ons terug.
Het percentage belang bepalen.
We vragen u het percentage direct en indirect belang in te vullen. Direct belang houdt in dat een natuurlijk persoon aandeelhouder is van uw bedrijf of zelf stemrechten heeft om het bestuur of toezichthoudend orgaan van uw bedrijf te benoemen of ontslaan. Indirect belang betekend dat een natuurlijk persoon, via een andere organisatie een dergelijk belang heeft in uw bedrijf. Hieronder geven we een aantal voorbeelden:
| Voorbeeld 1: uw organisatie heeft drie belanghebbenden. Twee uiteindelijk belanghebbenden hebben 40% van de aandelen als natuurlijk persoon. Persoon drie heeft 20% van de aandelen als natuurlijk persoon. Persoon drie is geen UBO, want zijn percentage belang is lager dan de drempel van 25%. U vult op de verklaring alleen de gegevens in van persoon één en twee, omdat zij beide een direct belang hebben van meer dan 25%.
|
 |
| Voorbeeld 2: uw organisatie is onderdeel van een holding of stichting. De holding heeft 100% (in het vermogen) van uw organisatie. Is uw bedrijf onderdeel van meerdere holdings of stichtingen? Dan zijn wij op zoek naar de natuurlijke personen met belangen in de “hoogste” organisatie, oftwel, de “bovenste in de organisatieboom”. In dit voorbeeld hebben beide belanghebbenden een indirect belang van 50%. |  |
| Voorbeeld 3: twee stichtingen of holdings hebben beide 50% aandelen van uw bedrijf. Twee uiteindelijk belanghebbenden van Holding X hebben allebei 50% van de belangen van Holding X. De twee personen hebben dan allebei 25% belang in uw bedrijf. In Holding Y heeft persoon één 75% van de aandelen van Holding Y en persoon twee 25%. Dit betekend dat persoon één van holding Y 37.5% (50% × 75% = 37.5%) indirect belang heeft in uw bedrijf. Persoon twee van Holding Y heeft op dezelfde manier 12.5% indirect belang in uw bedrijf. Dit is lager dan de drempel van 25%. U noteert daarom op de verklaring alleen personen één en twee van Holding X en persoon één van holding Y. |
 |
Bedrijfsactiviteiten en doel van de kluis.
In de ‘Verklaring Activiteiten’ beschrijft u de activiteiten van uw bedrijf en hoe u de kluis gaat gebruiken om deze activiteiten te ondersteunen. Hieronder geven we een aantal voorbeelden.
U heeft een notariskantoor: de werkzaamheden van mijn bedrijf bestaan uit het opstellen van notariële aktes, zoals hypotheekaktes en het vastleggen van testamenten. Indien klanten het op prijs stellen, bewaren wij een kopie van een akte voor de klant. Deze kopieën bewaren wij veilig in een kluis bij De Nederlandse Kluis.
U heeft een autohandel: wij kopen en verkopen auto’s. Om diefstal van onze auto’s te voorkomen, bewaren wij de autopapieren in een kluis bij De Nederlandse Kluis.
U handelt in waardevolle munten: wij kopen waardevolle munten uit een netwerk van muntenhandelaren en verkopen deze weer aan particulieren. Deze munten willen wij niet op de zaak laten liggen, omdat er eerder bij ons ingebroken is. Daarom willen wij de munten die we op voorraad hebben opslaan in een kluis bij De Nederlandse Kluis.
