De Nederlandse Kluis

10 531 9 Aanbevolen door 98% van onze klanten. Alle reviews »

Bewaarplicht

Wat is de wettelijke bewaarplicht?

Het is wettelijk vastgelegd dat administratie 7 jaar bewaard dient te worden. Dit wordt fiscale bewaarplicht genoemd. Basisgegevens moeten altijd 7 jaar bewaard worden. Voor andere gegevens dient soms een kortere of langere bewaartermijn. Voor onroerende zaken bijvoorbeeld geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Onder basisgegevens worden onder andere de voorraadadministratie, loonadministratie, het grootboek, de in- en verkoopadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie gerekend.

Waarom is er een wettelijke bewaarplicht?

Bedrijven zijn wettelijk verplicht om hun administratie bij te houden en 7 jaar te bewaren. Gegevens omtrent onroerend goed moeten zelfs 10 jaar bewaard worden. Deze administratieve gegevens zijn belangrijk om verschillende redenen. U heeft ze nodig voor de aangifte bij de Belastingdienst. Als u deze gegevens niet kan overleggen, stelt de Belastingdienst de omzet en winst van uw bedrijf vast en berekent zo de verschuldigde belasting. Is deze berekening volgens u onjuist, dan moet u daar zelf bewijs voor aanleveren. Dit wordt “omkering van bewijslast” genoemd. Ook voor uw eigen bedrijfsvoering is het belangrijk om een goede administratie te hebben. Zo heeft u snel toegang tot cijfers en resultaten van uw bedrijf waardoor u de kosten, omzet en winst goed in de gaten kunt houden. Met deze gegevens in de hand kunt u makkelijk ingaan op ontwikkelingen in uw veld en waar nodig activiteiten bijstellen.

Hoe voldoet u aan de wettelijke bewaarplicht?

U voldoet aan de wettelijke bewaarplicht door alle administratie 7 jaar lang te bewaren. Administratieve gegevens aangaande onroerend goed moeten zelfs 10 jaar bewaard worden. Het bewaren van deze gegevens kan in fysieke vorm gebeuren, maar het kan ook digitaal op een server.

Oplossing wettelijke bewaarplicht

Als u er zeker van wilt zijn dat uw administratie tijdens de verplichte termijn veilig blijft, kunt u deze opslaan in depot. Dit kan in fysieke vorm, maar u kunt ook een server in depot bewaren. Het is mogelijk om deze gegevens na 7 jaar automatisch te vernietigen. Opslag in depot zorg niet alleen voor de veiligstelling van uw gegevens, maar het is ook handig als een bedrijf wordt opgeheven. Zo wordt er altijd aan de wet- en regelgeving voldaan.